La oficina sin papeles

La oficina sin papeles es un concepto que capturó la imaginación de muchísimos profesionales cuyos escritorios están parcialmente sepultados por pilas de papeles sin procesar. Básicamente, el término "oficina sin papeles" describe el proceso de transferir archivos del papel a formato digital.
Hace algunos años, la idea de la oficina totalmente digitalizada se popularizó como un ideal a alcanzar. El concepto es uno de los métodos más nuevos y menos entendidos de mejorar la eficiencia en la oficina y de reducir costos, sin dejar de mencionar los beneficios al medio ambiente.

Ventajas de la oficina sin papeles
Pero las implicancias de la oficina sin papeles se extienden mucho más que la simple reducción de papel. Un buen sistema puede incrementar la productividad y ahorrar tiempo y dinero automatizando el archivado de documentos, su manipulación y recuperación. En realidad se trata de mover la información lo más rápido posible.
En una oficina sin papeles no se pierden documentos ni se producen desastres como un incendio o una inundación, no destruirán su valiosa información. La seguridad también aumenta en una oficina sin papeles pues se puede controlar quién tiene acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías mediante la administración de lo que se denomina permisos de acceso. Por ejemplo un grupo de empleados puede solo ver el contenido de un documento, pero no lo puede editar (modificar) mientras que otro grupo puede modificarlo. También es posible adjudicar permisos para ver solo parte de una información en un documento, ideal para información contable o crítica.
En realidad la oficina sin papeles es una inversión dado que reduce los costos de: impresión, mailing, despacho y almacenaje de documentos en papel. Las asesorías que adopten este sistema también podrán mejorar sus servicios dado que es mucho más fácil encontrar y llevar registros sobre los clientes.
Además, se elimina la información redundante pues no hay necesidad que múltiples departamentos o empleados tengan copias impresas del mismo documento. También elimina la necesidad de distribuir versiones actualizadas. Una vez que se actualiza un documento, la nueva versión está inmediatamente disponible para todos los que tengan acceso autorizado.
El manejo de documentos se mejora con una intranet. Además, los sistemas conocidos como document imaging systems son softwares que ayudan a convertir los documentos en papel a formato electrónico. Cuando los documentos se guardan en forma electrónica en vez de tener copias físicas archivadas en algún lado, se producen menos archivos en papel y las necesidades de lugar de archivo físico disminuyen drásticamente. Lo que puede redundar en un gran ahorro debido a que ya no se necesitan tantos metros cuadrados.